كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية
جدول المحتويات
تعرف خطة عمل تنفيذية بأنها الخريطة التي تقوم بتحديد اتجاه العمل ومقداره وكافة احتياجاته، كما أنها تعمل على توظيف الإمكانيات من أجل الوصول إلى الأهداف التي تسعى الشركة لتحقيقها.
ويعد إعداد خطة عمل تنفيذية من أهم الأمور التي يجب أن تقوم الشركات بها، وذلك لكي تضمن تحقيق الأهداف التي تضعها نصب عينيها.
ولكن قبل إعداد خطة عمل تنفيذية يجب أن يقوم الشخص بتحديد الأهداف، ويجب أن تحتوي الأهداف على مجموعة من المواصفات، حيث يجب أن تكون واضحة، واقعية، ويمكن قياسها، كما يجب أن تحتوي خطة عمل تنفيذية على تحديد الوقت المتوقع لتنفيذ هذه الأهداف.
عناصر إعداد خطة عمل تنفيذية
حتى يتم إعداد خطة عمل تنفيذية بطريقة صحيحة وسليمة يجب أن تحتوي على مجموعة من العناصر ومن أبرز هذه العناصر:
- المخلص التنفيذي للمشروع: يجب ألا يتجاوز هذا المخلص الصفحة الواحدة، ويجب أن يحتوي على الرسالة المراد تحقيقها من المشروع، وصف المشروع بطريقة مختصرة، موقع المشروع ومراحل تنفيذه، مقومات النجاح، والتجهيزات المطلوبة قبل إعداده.
- نظرة عامة عن الشركة: يجب أن تكتب النظرة في صفحة واحدة فقط، ويجب أن تحتوي على تاريخ الشركة، والإنجازات التي حققتها، ورؤيتها المستقبلية.
- نبذة عن المنتج: يجب أن تكتب هذه النبذة في صفحة واحدة فقط، ويجب أن تحتوي على شرح للمنتج بشكل واضح، وفوائد المنتج، ومميزاته، والأسباب التي تدفع المستهلك لشرائه.
- تحليل القطاع الخاص بالمشروع: ويتم هذا الأمر في ثلاث صفحات ويجب أن تحتوي هذه الصفحات على تحديد السوق وحجمه، وقدرة المشروع التنافسية، بالإضافة لتحديات دخول السوق.
- عناصر خطة التسويق: يجب أن تكتب في أربع صفحات ويجب أن تحتوي على الاستراتيجيات التي تقوم الشركة باتباعها في السوق الذي ستستهدفه، كيفية استخدام التسويق الإلكتروني بطريقة صحيحة وسليمة، وتحديد نسبة المبيعات المتوقعة.
- شرح خطة التشغيل: تكتب في صفحتين، ويجب أن تتحدث عن عدة أمور منها خطوات الإنتاج بشكل مفصل، طرق النقل، القيمة المضافة، نطاق التشغيل، والتقنيات التي سوف يتم استخدامها في المشروع.
- خطة تطوير المشروع: وتأتي في صفحتين، وتشتمل على استراتيجيات التطوير على المدى الطويل.
- مبادئ الإدارة: وتكون في ثلاث صفحات وتتضمن هيكل الشركة التنظيمي، فريق إدارة الشركة، الملاك ونسبة كل واحد منهم.
- مصادر التمويل: وتكتب في صفحة واحدة، ويجب أن تحتوي على توقعات الربح المادي، نقطة التعادل، بالإضافة إلى تحديد المخاطر المالية وطرق تفادي هذه المخاطر.
شروط إعداد خطة عمل تنفيذية
يوجد هناك مجموعة من الشروط التي يجب أن تتوفر في خطة عمل تنفيذية، وذلك لكي تكون الخطة ناجحة من أهم وأبرز هذه الشروط:
- القابلية للتحقيق: يجب أن تكون خطة عمل تنفيذية قابلة للتحقيق، لذلك يجب أن يتم وضعها وفق مجموعة من الأسس الواقعية وليس عن طريق قائمة خيالية لا تتناسب مع الواقع.
- وضع زمن محدد لها: يجب أن يتم وضع زمن محدد لخطة عمل تنفيذية، وذلك لأن الزمن يساعد على إنجاز الخطة في الوقت المناسب.
- يجب أن تكون خطة عمل تسويقية قياسية، ويجب أن يتم البحث إن كانت الخطة حققت الأهداف المرجوة منها أم لم تحققها.
- مناسبة للإمكانيات: يجب أن يتم وضع خطة عمل تنفيذية بحيث تكون مناسبة لإمكانيات الشركة، لأن الخطة الغير مناسبة لإمكانياتها ستؤدي لحدوث الفشل.
ما هي مقومات نجاح إعداد خطة عمل تنفيذية؟
تتعدد مقومات نجاح خطة عمل تنفيذية ومن أهم وأبرز هذه المقومات:
- أن يتم تحديد الهدف الرئيسي من المشروع.
- القيام بتحديد المساهمين وأصحاب الأدوار الفعالة في خطة المشروع.
- إشراك معظم كوادر الشركة في وضع الخطة الرئيسية للمشروع.
- امتلاك معلومات كافية حول محددات المشروع ومقوماته المادية.
- توقع المشاكل وتقديم الحلول لها.
- القدرة على توقع البدائل للخطة في حال لم تقدم النتائج المرجوة منها.
- وضع خطوات واضحة ومنظمة لعمل الخطة.
- وضع جدول زمني يحدد كيفية تنفيذ الخطة.
- التسويق بشكل جيد للخطة التنفيذية.
ومن خلال ما سبق نرى بأن إعداد خطة عمل تسويقية ناجحة يتطلب معرفة المسوق بكافة عناصر الخطة، وبتضمين هذه العناصر للخطة، وذلك لكي تحقق الخطة الأهداف المرجوة منها.
وفي الختام نرجو أن نكون وفقنا في تقديم معلومات وضحنا من خلالها كافة الأمور المتعلقة بكيفية إعداد خطة عمل تنفيذية.
للمزيد من المقالات :
